Thema: In eigener Sache
Die E-Rechnung im DZSF
Das DZSF nimmt seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegen. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben. Neuaufträge werden ab sofort mit dem entsprechenden Informationsmaterial versehen.
Als Rechnungssteller profitieren Sie von den Vorteilen:
- Effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
- Schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
- Ermöglichung einer digitalen, revisionssicheren Archivierung
- Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto
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Übermittlung von E-Rechnungen
Das DZSF empfängt elektronische Rechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Die ZRE erreichen Sie unter xrechnung.bund.de. Die Links zur Anmeldung und den Nutzungsbedinungen sowie ein Anleitungsvideo und eine Informationsbroschüre finden Sie auf der rechten Seite.
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Inhalte einer E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 ERechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:
Angaben zu RechnungsinhaltenRechnungsbestandteil | Datenfeld Standard XRechnung | Angabe des Eisenbahn-Bundesamtes für Lieferanten |
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Leitweg Identifikationsnummer (Leitweg-ID) | „Käuferreferenz“
(BT-10) | Schienen- und Straßenbahnverkehrs-forschung des DZSF im Auftrag des BMVI: 991-00227BMVI-83
FuE des EBA und BMVI-ExpertenNW: 991-11203-07
Lärmgutachten: 991-10699-64
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Kassenzeichen | (BT-11) | Bitte entnehmen Sie das Kassenzeichen (XXXXXXXXXXXXX) dem Auftragsdokument. |
Förderkennzeichen | (BT-12) | Bitte entnehmen Sie das Förderkennzeichen (530XXXXXX) dem Auftragsdokument. |
Auftragsnummer | „Bestellreferenz“
(BT-13) | Bitte entnehmen Sie die Auftragsnummer (ANR1XXXX) dem Auftragsdokument. |
Geschäftszeichen | „Lieferantennummer“
(BT-29) | Bitte entnehmen Sie das Geschäftszeichen dem Auftragsdokument. |
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Gesetzliche Grundlage
Die ERechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die ERechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund ab dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:
- Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,--Euro gestellt werden
- Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 ERechV unterfallen (Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
- Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind
- Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags- bzw. Vertragsverhältnis ergeben.